”Vi säkrar våra intäkter med Workify”
AT-Schakt Transport & Anläggning AB har varit verksamt i Västerås sedan 1980, från början under namnet TEPES. Idag har företaget 25 anställda, omsätter 37 miljoner och erbjuder transporter och anläggningsarbeten för både företag och privatpersoner. Allt från transporter av flak och containers, snöröjning/sandning och sopning till asfaltjusteringar, plattläggningar, bevattning och grunddräneringar. I fordonsparken finns 12 lastbilar och släp, 5 lastmaskiner, 5 grävmaskiner, 1 sopmaskin och 1 traktor.
Josefine Jonsson är ekonomiansvarig på AT-Schakt sedan 2020. När hon började använde företaget flera system för att administrera verksamheten; ett för orderhantering, ett för löner och ett för bokföring. Josefine tyckte att orderhanteringssystemet var för komplext och stort för deras behov. Hon började därför leta en annan lösning och hittade Workify. Sedan våren 2023 är de nöjda kunder.
- Workify är perfekt för oss. Det är enkelt att använda, alla ordrar läggs in i digitalt vilket innebär att vi slipper alla handskrivna körsedlar och kvitton som riskerar att tappas bort. Det säkerställer att alla jobb blir fakturerade och att eventuella tilläggsbeställningar som kommer in under dagen också kommer med i ordern. Med Workify går det snabbt och enkelt att fakturera vilket gör att jag numera gör det flera gånger per dag, i stället för någon gång i månaden. Det gör stor skillnad på vårt kassaflöde, säger Josefine.
En annan fördel med Workify, enligt Josefine, är att systemet har en app för mobiltelefoner. Det saknades i det tidigare systemet. Förut var transportledaren tvungen att ringa ut till föraren för att tilldela ordern. Föraren i sin tur skrev upp informationen på en körsedel. Körsedlar och kvitton samlades på hög i bilen och lämnades in till kontoret i slutet av veckan. I bästa fall. Ofta fick Josefine påminna förarna om det. Om något kvitto eller vågsedel saknades fick Josefine ringa runt och jaga. Förarna var dessutom tvungna att komma in på kontoret och registrera sin arbetstid i den stationära datorn innan de gick hem om dagarna. Allt det slipper de idag.
- Idag när en kund gör en beställning lägger transportledaren in ordern direkt i Workify och tilldelar dem till lämplig förare i systemet. Föraren får en avisering i mobilen. När jobbet är klart färdigrapporterar föraren i appen och då kan jag godkänna och skicka ordern till fakturering direkt. Vi använder även digital signering vilket gör att våra förare slipper jaga tag på en ansvarig hos kund som ska skriva på ett fysiskt papper. Detta arbetssätt är väldigt smidigt och har gjort att vi sparar flera timmars arbete i veckan, berättar Josefin.
Varje onsdag har de frukostmöte på kontoret. Då visar Josefine hur ekonomin ser ut i med hjälp av staplar och kurvor i Workify. Förarna får veta hur mycket de dragit in under veckan som gått, hur mycket det kostat och hur mycket som blivit kvar. De ser också hur planen ser ut inför kommande vecka.
- Att som medarbetare få information om hur det går och att man är med och bidrar skapar stolthet och engagemang. Det tycker jag är jätteviktigt. Workify ger mig överblick över verksamheten i stort och full koll på företagets lönsamhet, intäkter och kostnader. Jag kan även bryta ner lönsamheten per projekt, kund, fordon eller förare om jag vill. Tidigare fanns ofta en osäkerhet om alla jobb och underlag kommit med i faktureringen, så är det inte längre, säger Josefin.
Innan AT-Schakt bestämde sig för att använda Workify testade de systemet under en period utan kostnad. När de bestämt sig plockade Josefin bort alla fysiska körsedlar från kontoret för att få till en snabb uppstart och få alla på företaget att börja arbeta digitalt. Det fungerade riktigt bra. Idag används Workify av samtliga 25 medarbetare.
- Vi hade röda siffror i början av förra året, men efter att vi började använda Workify ändrades det snabbt. Tack vare Workify jobbar vi smartare och mer tidseffektivt på alla nivåer vilket gör att vi får tid över och kan öka vår lönsamhet. Vi fakturerar oftare, har ett jämnare kassaflöde och slipper nyttja checkkrediten. Dessutom har jag överblick och kontroll över både lönsamhet och verksamhet på ett helt annat sätt idag och kan hela tiden ligga steget före. Det innebär en stor trygghet för mig som ekonomiansvarig, säger Josefin.
Exteriör bild från vänster:
Sofia & Mats chaufförer, Anders chaufför/ transportledare, Jenny HR/personal, Tohny VD/ägare och Andreas verkare anläggning
Interiör bild: Josefin, ekonomiansvarig
Nyfikna på Workify?
Vi berättar gärna mer om Workify och på vilket sätt systemet skulle kunna underlätta för er. Välj något av nedanstående alternativ så hör vi av oss!